レンタルコピー機の発注にあたって

コピー機はオフィスのなかでも使用する頻度がとりわけ高く、常設せずに仕事をすることはできないほどの存在となっています。しかしメーカーから最新機種を購入する場合には、金額的にもかなりのオーダーとなってしまうことは避けられません。特に近年のトレンドは複合機化といわれており、文書のコピーに限らずプリンターやスキャナーなどのさまざまな機能を兼ね備えて利便性を高める方向にあります。このことはとりもなおさず価格が性能に比例して高くなってしまうことを意味しています。

このように高価すぎて購入がはばかられる場合には、コピー機をレンタルする手段をもって解決することが可能です。レンタルであれば使用する期間により課金されるため、初期コストはあまりかかりません。そのため手持ちの金額が少なくても導入できるメリットがあります。レンタルコピー機の導入にあたっては、しっかりとした見積もりをしてもらうことがたいせつです。

見積もりの際は使用条件を精査することがポイントであり、金額そのものにはねかえってきます。たとえばコピー機を設置するフロアが高層階であれば、搬入や搬出の手間がかかるので見積もりの金額が跳ね上がってしまうことがありますし、逆に低層階の広大なフロアであれば搬入や搬出が容易となるので金額が少なくて済む場合が多いといえます。またメンテナンスを毎月固定の費用でサービスしてもらうようなオプションをつけるかどうかなど、運用にあたりレンタル会社に依頼する幅も検討する必要があります。